Odgovore na vsa ta vprašanja smo poiskali pri Mitju Vatovcu, strokovnjaku za informacijsko komunikacijske tehnologije in partnerjem ter direktorjem v družbi Emigma d.o.o., ki se z izzivi organizacij v dobi digitalizacije srečuje vsak dan.
Ali je res, da brez digitalizacije ne gre?
Zagotovo je digitalizacija delovnih in poslovnih procesov danes nekaj, o čemer morajo vsi razmišljati.
Zakaj?
Digitalizacija omogoča boljši izkoristek razpoložljivih sredstev in izboljšanje procesov na vseh ravneh. Predstavljajte si na primer, da bi televizijo še vedno upravljali brez daljinca. Si ne morete, kajne? No, tako bo čez nekaj let z večino procesov, ki se danes delajo »na papirju«. Na račun digitalizacije se bodo procesi hitreje odvijali, možnost napak pa bo minimalna ali nična, torej, kdor bo za digitalizacijo poskrbel pred konkurenti, bo v prednosti.
Bo torej digitalizacija izpodrinila človeka?
Nikakor. Ravno nasprotno. Človek je jedro digitalizacije, saj se izvaja za njegove potrebe. V zadnjem času je veliko napisanega glede umetne inteligence, kako bo prevzela človeštvo in poneumila generacije, ampak tu gre dejansko za napredek in ne za kakršnokoli uničenje. Orodja za umetno inteligenco bodo človeškim izumom lahko le dodala nove razsežnosti, nadgradila bodo napredek. Človek tako ne bo nikoli izvzet iz procesov, saj je glavni in ključni uporabnik digitalizacije.
V vašem podjetju se dnevno srečujete s potrebami po digitalizaciji. Kaj najprej predlagate vašim kupcem?
Emigma je v dvaindvajsetih letih iz digitalne agencije zrasla v integratorja poslovnih procesov v digitalne platforme. Znanja, ki smo jih v več kot dveh desetletjih gradili in pridobili, nam danes omogočajo razumevanje poslovnih modelov velike večine industrij. Spoznali smo tudi, da ni izdelka s police, ki bi v razumnem času in z razumnimi sredstvi lahko zadostil želje ali potrebe raznovrstnih uporabnikov. Prvi korak je vedno razumevanje stopnje digitalne pismenosti, tako kupcev kot vseh tistih, ki jim bo platforma, kjer se bo digitaliziran proces izvajal, služila.
Kako naj se organizacije digitalizacije procesov lotijo, kje začeti?
Začeti je treba ravno pri razumevanju, ali in koliko so njihovi uporabniki že digitalizirani. Če želi podjetje, kjer je stopnja digitalne pismenosti nizka, kjer uporabniki pametne telefone uporabljajo zgolj za klice, kjer se uporablja zastarele informacijske sisteme, kjer se tiska veliko dokumentov, celo kopira ali izpolnjuje na paragosnkih blokih, uvesti mnoge segmente digitalnih rešitev, bodo tej neuporabni. Usojeno bi bilo na propad. Zavedati se je treba, da so zaposleni osnovno sredstvo vsake organizacije, zato jim je treba ponuditi rešitev, ki bo razumljiva, ki bo olajšala delo brez večmesečnih izobraževanj in delavnic. Zaposleni morajo začutiti, da bo orodje, ki ga bodo dobili, zanje koristno in bodo z njim svoje delo opravljali lažje, hitreje in z manj stresa.
Torej moramo najprej spoznati svoje omejitve?
Tako je. To je običajno tudi najtežje, saj je človeška narava takšna, da svojih omejitev ne želimo kazati ali jih sploh ne poznamo. Dobra analiza stanja digitalne pismenosti je ključna za uspeh.
Kako torej naprej?
Potrebno je pripraviti akcijski načrt, strategijo, ki določa naloge, aktivnosti, orodja, rešitve. Pomembno je določiti tudi kompetence, ki jih bodo zaposleni morali osvojiti. Gre pa tukaj za zelo občutljiv prehod, zato mora biti proces digitalizacije izvajan postopoma. Najbolje je začeti pri procesih, ki se redkeje izvajajo, tako imajo uporabniki možnost postopnega spoznavanja digitalnih rešitev, da se ne že s prvim izdelkom vsakdanji delovni proces obrne na glavo.
Katere procese je po vašem sploh smiselno digitalizirati?
Večino oziroma lahko bi rekel skoraj vse (smeh). To vprašanje nima enoznačnega odgovora. Kot sem v uvodu povedal, se potrebe, zahteve, nenazadnje tudi smiselnost uvedbe digitalizacije procesov od organizacije do organizacije spreminjajo. Emigma je v letu 2022 izvedla več kot 60 različnih digitalnih izdelkov, od spletnih mest, spletnih trgovin, intranet sistemov, zaledni sistemov, mobilnih aplikacij, … Implementirali smo obstoječe sisteme v nove digitalne procese, ki se izvajajo preko mobilnih naprav ali spletnih vmesnikov. Izračunali smo, da smo z uvedbo rešitev v letu 2022 svojim kupcem prihranili za približno 200 tisoč evrov stroškov. Ni slabo, kajne?
Je torej že spletna stran digitalizacija?
Seveda je lahko. Za enega največjih poslovnih sistemov v državi smo s spletnim mestom omogočili digitalizacijo pomembnega kadrovskega procesa. Prihranili smo jim več ur dnevno pri prepisovanju, obdelavi in pregledu podatkov. Spletno mesto je torej odlično orodje za pričetek vsakdanjih poslovnih procesov na enostaven, digitaliziran način. Sicer je možnosti neskončno, če je znanja in razumevanja dovolj.
Torej nam ni potrebno skrbeti, da bo digitalizacija izpodrinila ljudi?
Tehnologija, digitalna orodja, digitalizacija, če želite, človeštvu ponuja neskončne možnosti rešitev za ljudi. Mi smo jedro. Tehnologija bo lahko zamenjala določene procese, opravila, ki jih danes delamo ročno. Nikoli pa ne bo mogla človeka izpodriniti. Kot pri vsaki novi tehnologiji se bo tudi novosti, ki prihajajo, lahko zlorabljale, dokler se o njih ne bomo dovolj podučili. Prepričan sem, da bomo kot vedno doslej tehnološke novosti znali učinkovito implementirati v naš vsakdan, zato je vsakršna skrb ali strah pred digitalizacijo povsem odveč.
